Met het activeren van de Search mogelijkheden binnen SharePoint of met het installeren van Search server 2008 kunt u op een effectieve manier de gegevens van uw organisatie ontsluiten. U kunt echter het aantal te doorzoeken bronnen en de te indexeren documenten uitbreiden zodat zoekresultaten rijker worden.
Veel organisaties plaatsten hun informatie op netwerkshares, SharePoint bibliotheken, SharePoint Teamsites, archieven, Exchange mappen etc. Hierdoor is informatie gefragmenteerd en moeilijk te vinden. De zoekmachine van Microsoft, welke geleverd wordt met SharePoint of los geinstalleerd (Microsoft Search Server 2008) kan worden, kan de gebruiker helpen om op een efficiënte manier informatie te vinden.
Organisaties weten inmiddels hun weg te vinden naar deze zoektechnologie, maarmen is nog niet in staat om de volle potentie te benutten. Dit artikel geeft een aantal tips om meer te halen uit dit Microsoft product en de zoekresultaten te vergroten.
Ifilters
Een iFilter stelt de zoekmachine in staat om een uitgebreidere set van document en bestandformaten te indexeren. Deze interfacetechniek wordt gebruikt binnen Microsoft Search Server, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services, Windows Desktop Search, Windows Vista en SQL Server.
Standaard wordt een beperkte set bestandsformaten geïnstalleerd waaronder de standaard Office extenties. Wil men echter meerdere type bestanden opnemen in de Search Index dan kan men het aantal iFilters uitbreiden. Microsoft stelt een aantal van deze iFilters gratis ter beschikking. Ga naar
http://www.microsoft.com/enterprisesearch/connectors/ifilters.aspx voor een volledig overzicht.
Verwijder de bestandsformaten indien u niet wilt dat deze worden opgenomen in de Index. Hiermee wordt er geen overbodige informatie opgenomen in de Index.
Uibreiden van brontypen
Met behulp van Index Connectoren kunt u de searchoplossing uitbreiden met extra bronnen die doorzocht kunnen worden. Een Index Connector voorziet in intelligente verbinding met een bronsysteem door gebruik te maken van een mechanisme dat de bestandformaten, gegevensstructuren en beveiligingsmethoden van de informatiebron kent. Op
http://www.microsoft.com/enterprisesearch/connectors/indexing.aspx kunt u ‘gratis’ twee Index Connectoren downloaden voor EMC Documentum and IBM FileNet. Na installatie is uw Searchoplossing in staat om deze systemen te indexeren,zodat zoekacties ook gegevens uit deze systemen presenteren.
Federated Search Connectors
Met een Federated Search Connector kunt een zoekvraag doorgeven aan een doelsysteem en de resultaten tonen naast bijvoorbeeld de interne zoekresultaten. Zo kunt u bijvoorbeeld met een zoekopdracht ook door Wikipedia zoeken.
Dit zoeken gaat op basis van de Open Search standaard wat het eenvoudig maakt om op bestaande informatiebronnen aan te sluiten.
Authoritative Sources
Indien u inmiddels al een groot aantal bronnen doorzoek is het instellen van Authoritative Sources beslist aan te raden. Zeker als u klachten krijgt over irrelevante zoekresultaten. Deze optie stelt u namelijk in staat om per informatiebron aan te geven wat de relevatie is. Zo kunt u de actuele netwerkshare een hogere waardering geven dan bijvoorbeeld een oud archief.
Rubicon als uw Search partner
Rubicon helpt organisaties met het ontwikkelen en implementeren van een Search strategie welke gericht is op de locatie van aanwezige informatie evenals toekomstige volume ontwikkeling. De Rubicon consultants helpen u met het selecteren van de juiste Microsoft Search producten en de implementatie hiervan.
In ons Democenter treft u geavanceerde oplossingen voor het zoeken en vinden van informatie en gaan wij in op het zoeken naar (en vinden van) de juiste informatie binnen een enterprise omgeving en hoe de producten van Microsoft daarbij helpen.
Wilt u weten hoe Search binnen uw organisatie beter ingezet kan worden of een vrijblijvende demo in ons Democenter, neemt u dan
contact met ons op.
Publicatiedatum: 22 januari 2009