Gecertificeerd Records Management met SharePoint Server 2007!

Microsoft heeft 23 mei 2007 het DoD 5015.2 certificering van de Amerikaanse overheid voor haar Records Management oplossing in Microsoft Office SharePoint Server 2007 gehaald. Maar wat betekent dit voor u als MOSS 2007 klant? 

 

Het “Joint Interoperability Test Command of the United States Department of Defense” beheert de DoD 5015.2 Standard. Een standaard die bekend staat als de ‘de facto’ standaard voor Records Management in de Enterprise Content Management industrie. De standaard biedt richtlijnen hoe records en permissies beheerd moeten worden, hoe periodieke review van vitale records geautomatiseerd moeten worden en hoe e-mail als records te beheren. En het biedt richtlijnen voor de methodiek voor het ondersteunen van “Multi-phase lifecycle management” voor documenten die complexere retentie regels kennen. We zien dat vooral zwaar gereguleerde organisaties in overheid, financiële dienstverlening, nutsbedrijven en de farmaceutische industrie kiezen voor een DoD 5015.2 gecertificeerde oplossing, omdat ze moeten voldoen aan zaken als bewaarplicht.

 

DoD 5015.2 Resource Kit
De uitbreidingen die Microsoft gebouwd heeft voor het behalen van de certificering worden tegenwoordig aangeboden als een add-on op MOSS 2007 in de vorm van een Resource Kit. Het installeren van deze kit op uw MOSS omgeving heeft echter wel als gevolg dat het standaard Records Center site sjabloon niet meer gebruikt kan worden door uw site administrators. Een organisatie moet dus goed nadenken of deze Resource Kit wel geschikt is voor de eigen organisatie. Kijkende naar het feit dat Microsoft zelf aangeeft dat de Resource Kit niet bedoeld is voor ‘productie’ of organisaties die hun records management functionaliteit willen verreiken met de DoD 5015.2 features die de Resource Kit hun biedt.

 

De DoD 5015.2 Recourse Kit is daarom eigenlijk alleen bedoeld voor Microsoft klanten die verplicht zijn dat hun records management oplossing moet voldoen aan de DoD 5015.2 Chapter 2 certificering. Chapter 2 betekent samengevat dat het voldoet aan de minimale eisen van de standaard. Men is bij Microsoft nog niet van plan om ondersteuning aan te gaan bieden voor DoD 5015.2 Chapter 4 (classified records). Meer over DoD 5015.2 en alle “Chapters”, zie http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502std.pdf. De DoD 5015.2 Recourse kit zelf is te downloaden via het Microsoft Download center.

 

Hoe komt u aan deze verbeteringen?
Voor de meest gevraagde functionele verbeteringen die de Resource Kit biedt zoals:

heeft Microsoft de broncode die men gebruikt heeft om dit te realiseren, via hun website beschikbaar gesteld. Dit betekent voor u dat Rubicon zonder probleem de gewenste DoD 5015.2 functionaliteiten individueel kan toevoegen aan uw MOSS 2007 implementatie. Dit zonder de bestaande Records Center site sjabloon te beïnvloeden en de mogelijkheid om rekening te houden met uw individuele eisen omtrent de verbeteringen. Uiteraard kan Rubicon u ook helpen in het volledig implementeren van de Resource Kit om uw omgeving DoD 5015.2 gecertificeerd te krijgen.

 

Wilt u zelf experimenteren met deze de functionele toevoegingen van de DoD 5015.2 Resource Kit zonder uw omgeving te moeten verbouwen of meer informatie neem dan contact met ons op.