Elektronische dossiers - Gewoon simpel en doeltreffend

Bouwt u dossiers en kennis op rondom klanten, medewerkers, patiënten of andere doelgroepen? Wilt u uw “ongestructureerde” gegevens simpel en overzichtelijk ordenen? Rubicon combineert hiervoor de twee krachtige standaard Microsoft producten CRM Dynamics 4.0 en SharePoint 2007, waarmee snel en eenvoudig elektronische dossiers gerealiseerd kunnen worden.

 

Loop bij een willekeurig bedrijf binnen en kijk eens wat verder dan alleen de balie. Wat vrijwel direct opvalt is de overdaad aan kasten of opslagruimtes met diverse soorten van dossiermappen en hangmapsystemen. En vraag dan ook eens aan de medewerkers hoe zij met klantgegevens in het algemeen omgaan. Grote kans dat je te horen krijgt: “Daar hebben wij systeem XYZ voor en daarnaast ook nog onze dossiermappen”. Zie daar het probleem in een notendop: Het bedrijf ‘verwerkt’ zijn klantgegevens uit macht der gewoonte in 2 systemen. Erg arbeidsintensief qua opslag, rubricering en terugzoeken en grote kans dat het systeem niet in de pas loopt met de inhoud van de dossiermappen.

 

Onze ervaring is dat bedrijven het gemak van het hebben van dossiers vaak onderschatten. Onbewust wordt in de opbouw van de organisatie gekozen voor een opslagmethodiek die men gewend is vanuit het verleden of waar men goede ervaringen mee heeft gehad. En wat is er dan makkelijker dan standaard kasten te bestellen, standaard ordners en tabbladen in te kopen en deze vervolgens  te gaan vullen. Ja, zult u zeggen, maar er wordt toch al heel veel elektronisch informatie uitgewisseld of zelfs gescand en dan opgeslagen. Statistisch is echter vastgesteld dat bedrijven in 70% van de gevallen hun informatie toch nog in fysieke vorm opslaan, vaak bij gebrek aan kennis en ervaring om dat op een andere en slimmere manier te doen.

 

Rubicon realiseert zich dat deze problematiek om een oplossing vraagt. Waarbij de gevolgen voor de klant direct ‘zichtbaar’ zijn  in termen van: Alle informatie over een onderwerp logisch bij elkaar, geen fysieke opslag meer dus alle kasten de deur uit en tevens voldoen aan wet- en regelgeving voor wat betreft een veilige en op termijn duurzame elektronische opslag van data.

Microsoft heeft in zijn huidige product range een tweetal producten beschikbaar die perfect aansluiten op deze behoeften in de markt. Klantgegevens worden in gestructureerde vorm verwerkt in CRM Dynamics 4.0 en de simpele koppeling met ongestructureerde gegevens van diezelfde klant (of case) wordt gerealiseerd met SharePoint 2007.

 

Het mes snijdt dan aan twee kanten: Er wordt gewerkt met een standaard Microsoft oplossing, wat zekerheid biedt voor meerjarige support en maintenance, terwijl de klant tevens de ruimte heeft om binnen de oplossing zijn eigen wensen ten aanzien van inrichting en vormgeving te realiseren.

Dit voorbeeld van een sterke combinatie van Dynamics CRM 4.0 en SharePoint 2007 gaat in generieke termen ook op voor alle doelgroepen. Bij veel organisatie zijn de producten meer en meer voor handen binnen een bestaande Microsoft licentie overeenkomst. Dit afgezien van de populariteit die CRM Dynamics heeft als voor de hand liggende klantenbeheer oplossing. Elke organisatie die rondom een klant, medewerker, patiënt of andere doelgroep dossiers en daarmee ook kennis opbouwt, kan hiermee gericht aan de slag.

 

In de nieuwe versie Dynamics CRM 4.0 heeft Microsoft de integratie met SharePoint vergroot. Reden te meer om het werken met elektronische dossiers aan deze ontwikkeling te koppelen.

Samengevat beschikt u met de combinatie van Dynamics CRM 4.0 en SharePoint 2007 over een toekomstvaste omgeving die uw bestaande bedrijfsprocessen gestructureerd ondersteunt en die meegroeit  met uw (online) business.

 

Als Microsoft partner loopt Rubicon voorop in de nieuwste ontwikkelingen. Wij adviseren, ontwikkelen en implementeren samen met u de oplossing voor elektronische dossiers. Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u geheel vrijblijvend contact met ons opnemen.