Een ideale werkomgeving voor al uw medewerkers met SharePoint en xRM

In een organisatie zijn twee soorten medewerkers te onderscheiden, de ‘information worker’ of kenniswerker en ten tweede de ‘task worker’. De information worker voert complexe werkzaamheden uit waarbij hij (of zij) zelf bepaalt wat hij wanneer en met wie doet, hierbij is creativiteit belangrijker dan het werken volgens vaste procedures. We zien dan ook dat een information worker veelal ad hoc te werk gaat, documenten worden in eigen stijl gegenereerd en data wordt geanalyseerd waar nodig. De task worker daarentegen is verantwoordelijk voor het transactiegericht uitvoeren van werkzaamheden volgens vastomlijnde processen. Een hoge en voorspelbare output tegen een hoge kwaliteit is hier belangrijk. Door het inzetten van de ijzersterke combinatie van Microsoft SharePoint en Dynamics xRM faciliteert u optimaal en op maat zowel de information worker als de task worker. 

 

Onderstaand de belangrijkste verschillen tussen beide medewerkers: 

De afwijkende taken in deze verschillende werkgebieden zorgen ervoor dat de information worker hele andere eisen stelt aan de gebruikte bedrijfsapplicaties dan de task worker. Waar de information worker samenwerkt gaat de task worker veel meer proces gestuurd te werk en heeft dan ook behoefte aan formulier gebaseerde invoer en vaste workflows.

 

Hiermee kunnen we de inzetgebieden van Dynamics xRM en SharePoint in de juiste context plaatsen. SharePoint biedt de information worker de mogelijkheid om zijn eigen samenwerkingsomgeving te creëren waarbij samengewerkt kan worden aan informatie, zoals documenten. De gebruiker bepaalt hierbij zelf van welke functionaliteit en inhoud gebruik wordt gemaakt. Dynamics xRM daarentegen werkt met een vaste structuur van formulieren en een voorgedefinieerd procesmodel. 

 

Alhoewel de information worker en de task worker beide een unieke behoefte aan bedrijfsapplicaties hebben bestaat er een overlap in werkzaamheden. In deze gevallen zijn Dynamics xRM en SharePoint complementair. Door xRM functionaliteit beschikbaar te stellen in SharePoint en binnen Dynamics xRM gebruik te maken van SharePoint functionaliteit wordt voor alle medewerkers de meest ideale situatie gecreëerd.

 

xRM in SharePoint
Er zijn vele vormen van integratie tussen Dynamics xRM en SharePoint mogelijk. De basis van de meeste hiervan is het beschikbaar stellen van data uit het centrale relatiedatamanagement systeem. Door deze centrale opslag in Dynamics xRM wordt één bron voor de waarheid gecreeërd. Gedeelde en actuele klantinformatie. SharePoint is hierbij het platform om te samenwerken aan bijvoorbeeld het uitbouwen van een relatie of de accountmanager die met technische specialisten samenwerkt aan een offerte. Heeft u bijvoorbeeld wel eens gedacht aan de winst die te behalen is op servicegebied door relaties zelf delen van hun profiel te laten bijwerken of de mogelijkheid te bieden om de status van vastgelegde gegevens te raadplegen. Of het nu de student is die de status van zijn stageplaatsen raadpleegt of die klant die wil weten hoe het staat met zijn serviceaanvraag: de portaalfunctionaliteit van SharePoint biedt hiervoor de basis.

 

Via de standaard beschikbare Dynamics xRM listwebpart in SharePoint bestaat de mogelijkheid om zonder maatwerk lijsten met data uit Dynamics xRM te presenteren. Hiermee kunnen eenvoudig overzichten worden gecreëerd door meerdere lijsten te combineren. Wanneer deze lijsten dan ook nog worden uitgebreid met realtime grafieken en Key Performance Indicatoren (KPI’s) dan is er een xRM dashboard in SharePoint gerealiseerd.

 

Samenwerken in xRM Dynamics
xRM is een bedrijfsapplicatie ter ondersteuning van de relatiemanagement processen. Als het goed is dan is er vooraf nagedacht over welke relatiekenmerken van belang zijn en welke procedures gevolgd moeten worden. Een goed xRM systeem zorgt voor ondersteuning in het proces volgens vastomlijnde kaders, zodat relatiegegevens snel gevonden worden en snel bewerkt kunnen worden. Dit resulteert dan ook in vaste kaders zoals formulier gebaseerde schermen en vaste workflows. Functionaliteit om buiten de vaste kaders te kunnen samenwerken aan relaties binnen Dynamics xRM wordt met behulp van SharePoint bereikt. Eén van de meeste toegepaste toepassingen is wel het toevoegen van een op SharePoint gebaseerd documentmanagement systeem. Zaken als versiebeheer en goedkeuringsprocessen zijn hiermee standaard beschikbaar.  

 

Voor uw organisatie zijn verschillende scenario’s denkbaar waarbij het wenselijk is om Dynamics xRM en SharePoint te combineren. Als Microsoft Gold Certified Partner heeft Rubicon onder andere de competenties behaald voor SharePoint en Dynamics xRM. Beide oplossingen zijn dan ook al vele malen succesvol ingezet ter ondersteuning van het organisatieproces bij onze klanten. Wilt u meer weten over Microsoft Dynamics xRM in relatie tot Microsoft SharePoint neem dan vrijblijvend contact op met Rubicon.

 

Publicatiedatum: 30 november 2009