27-1-2011

​Kennis als core business
Het verzamelen, verrijken, valideren en verspreiden van kennis is de ‘core business’ van het Nederlands Jeugd Instituut (NJi). Kennis van het NJi zit in documenten, in databanken en in de hoofden van de medewerkers. Het NJi wilde deze kennis niet alleen door middel van afdelings overstijgende samenwerking in programma’s en projecten laten stromen en verrijken, maar ook op digitale wijze faciliteren. De behoefte van het NJi was daarom een interactief kennis platform voor zowel intern als extern gebruik, oftewel een Virtueel Samenwerkings Platform (VSP). Hierbij speelt metadata  een centrale rol. Iets dat voor het NJi niet onbekend is vanwege hun medewerking aan de ontwikkeling van de Jeugdthesaurus en van CAP-J .Vanzelfsprekend zal het NJi deze gebruiken voor het kenmerken en ontsluiten van zijn eigen kennis.


Virtueel Samenwerkings Platform (VSP)
Na een uitgebreide pakket- en leveranciersselectie, heeft Rubicon de opdracht gewonnen met het voorstel om het platform te realiseren met Microsoft SharePoint 2010. Rubicon heeft  het nieuwe SharePoint 2010 platform aangeboden als oplossing, omdat het erg goed aansluit bij  de behoefte aan kennisontsluiting met metadata.


Het VSP wordt de startpagina voor de medewerkers van het NJi en vanuit hier gaan zij kennis, informatie en documenten met elkaar delen. Voor de startpagina wordt gebruik gemaakt van de standaard SharePoint  Mijn Site, welke is aangevuld met enkele door Rubicon ontwikkelde webparts. Vanuit de Mijn Site heeft de medewerker contact met zijn of haar collega’s, toegang tot agenda en email, maar vooral een overzicht van de teams en projecten waar hij/zij aan deelneemt. Het belangrijkste onderdeel van het VSP is dan ook de samenwerkings omgeving. Vanuit een overzicht kan de medewerker samenwerken in teams middels teamsites. Samen met Rubicon heeft het NJi gekozen om de teamsites met eigen opmaak en document sjablonen in te richten. Ook het goed inrichten van Search binnen het VSP is een belangrijk onderdeel geweest van het gehele traject. Door het realiseren van het VSP wordt de balans tussen grip en begrip maximaal ondersteund.

 

Projectenbureau
Naast betere en eenvoudiger kennisdeling had het NJi ook behoefte aan een betere ondersteuning van het projectmatig werken. Wenselijk was een oplossing die inzicht geeft in vragen als:

  • Wie heeft welke kennis en is hij/zij beschikbaar voor mijn project?
  • Wat is de status van het project?
  • Hoe staat het met de voortgang?


Met het Rubicon projectenbureau als basis, heeft Rubicon voor NJi een eigen projectenbureau ingericht binnen het ontwikkelde VSP op basis van SharePoint 2010 . Middels workflow wordt het offerteproces ondersteund van aanvraag tot goedkeuring van het budget door het bestuur. Na de aanvraag wordt voor het project een projectsite aangemaakt met de juiste functionele componenten en projectsjablonen, op basis van de eigen projectmethodiek. Het doel van het projectenbureau is om een meer gestructureerde werkwijze binnen de organisatie te ondersteunen, wat zal leiden tot betere resultaten. Echter zonder de medewerkers van NJi te beperken in hun creativiteit en flexibiliteit. Het projecten bureau is dan ook ondersteunend, niet straffend als stappen in het project worden overgeslagen.

 

Het project
Rubicon is gestart met een infrastructuur ontwerp op basis van alle wensen en eisen van het NJi. Het infrastructuur ontwerp bestond uit SharePoint 2010 en Office Communication Server, die geintegreerd in de bestaande AD, Exchange en Office 2010 omgeving van de klant  een basis vormen voor het nieuwe werken. Op basis van dit ontwerp is de SharePoint omgeving ingericht, waarop samen met het NJi het VSP is gerealiseerd. Het VSP draait een tijd proef binnen het NJi, waar ondertussen de medewerkers worden opgeleid in het nieuwe Office 2010 pakket in combinatie met het gebruik van SharePoint 2010. Rubicon heeft met het NJi gekozen voor een iteratieve ontwikkeling, waarbij de scope in het begin van het traject niet 100% is dicht gekaderd en er in functionele blokken is ontwikkeld en opgeleverd. Dit hield ruimte voor nieuwe inzichten en gaf het NJi de tijd om het nieuwe platform zelf te leren kennen. Rubicon heeft de zelfredzaamheid van het NJi tijdens het traject gewaardeerd en gebruikt in haar verdere advisering.  
  • Verklarende woordenlijst


    Jeugdthesaurus: De Jeugdthesaurus is een lijst met trefwoorden uit de jeugdsector. De Jeugdthesaurus bevat ruim 1700 begrippen en is een deelselectie uit de Thesaurus Zorg en Welzijn. Het gebruik van de Jeugdthesaurus bevordert de eenheid van taal in de jeugdsector. Daarnaast kan de thesaurus het zoeken naar informatie vergemakkelijken

    CAP-J: Classificatiesysteem voor de aard van de problematiek van cliënten in de jeugdzorg.
  • Over het NJi


    Het Nederlands Jeugdinstituut is het landelijk kennisinstituut voor jeugd- en opvoedingsvraagstukken. Het ontwikkelt, beheert en implementeert kennis waarmee de kwaliteit van de jeugd- en opvoedingssector verbeterd kan worden. Het Nederlands Jeugdinstituut is een non-profit instelling met een publiek profiel. Dat wil zeggen dat het gericht is op het publiek maken en delen van kennis met de sector vanuit een maatschappelijk belang. Daarnaast draagt het bij aan het maatschappelijk debat over jeugd- en opvoedingsvraagstukken. Het Nederlands Jeugdinstituut brengt jaarlijks talloze publicaties en adviezen uit die op de website te vinden zijn.

    Het kennisdomein van het Nederlands Jeugdinstituut heeft betrekking op:

    • De normale ontwikkeling en opvoeding van kinderen en jongeren;
    • Opvoedings- en opgroeiproblemen;
    • Effectieve werkwijzen, programma's en instrumenten;
    • Professionaliserings- vraagstukken, en stelselvraagstukken.

     

    Meer informatie vindt u op www.nji.nl​