Rubicon ontwikkelt SharePoint-oplossing voor GGN
Bij GGN Incassospecialisten en Gerechtsdeurwaarders groeide de behoefte aan een overkoepelend intranet voor alle 28 vestigingen. Rubicon ontwikkelde in korte tijd een samenwerkingsplatform op basis van Microsofts SharePoint Server. Daarbij stonden niet de technische mogelijkheden maar de behoeften van GGN centraal.
GGN is in 2002 ontstaan uit een samenwerkingsverband van gerechtsdeurwaarder kantoren die verspreid zijn over het hele land. Na de fusie van de acht samenwerkende partners in maart 2009 beschikte GGN over zeven lokale intranetten die niet op elkaar waren aangesloten en elk hun eigen look & feel hadden. ‘Daaruit ontstond de behoefte aan één gezamenlijk intranet voor alle medewerkers’, vertelt Maxine Vanmeulebrouk, corporate marketingmanager van GGN. ‘De fusiepartners hadden elk hun eigen normen en waarden. Een overkoepelend intranet is een uitstekend middel om meer uniformiteit te laten ontstaan én om iedereen beter kennis te laten maken met GGN. Via het intranet kunnen we iedereen bereiken met dezelfde boodschap.’
Intranet-expertise
Het IT-bedrijf dat aanvankelijk werd ingeschakeld, bleek niet in staat om het wensenpakket van GGN te vertalen naar de technische uitvoering. Daarom deed GGN een beroep op Rubicon. Dankzij de intranet-expertise van Rubicon en de focus op de business, is het ontwikkeltraject vlot verlopen, vindt Jantine van den Boom-van Rooijen, adviseur corporate en interne communicatie. ‘Zodra we tegen een nieuwe wens of technisch probleem aanliepen, ging Rubicon direct op zoek naar een oplossing, zodat we snel verder konden. Eén van de Rubicon-specialisten heeft enkele weken hier op het hoofdkantoor in Den Bosch gewerkt. De samenwerking is heel soepel verlopen; we beschouwen hem bijna als collega.’
Direct communiceren
GGN-medewerkers die hun pc starten, zien voortaan meteen de homepage van het nieuwe intranet verschijnen. Het intranet biedt eindelijk een online platform om direct te communiceren met alle 1.300 collega’s, vertelt Van den Boom-van Rooijen.
Als voorbeeld noemt zij nieuw beleid dat wordt ontwikkeld naar aanleiding van wetswijzigingen, klantbehoeften of andere ontwikkelingen. ‘Iedere medewerker moet daarvan op de hoogte zijn. Vroeger sijpelde nieuw beleid via decentrale managementlagen langzaam door naar de werkvloer. Nu kunnen we er ook op het intranet aandacht aan besteden. Daardoor weten we zeker dat we iedereen met de juiste boodschap, op hetzelfde moment en in dezelfde vorm bereiken.’
Regio-overstijgend
Rubicon ontwikkelde het nieuwe intranet van GGN met behulp van SharePoint Server, Microsofts platform voor online samenwerking. Toen de GGN-kantoren in 2002 besloten om hun krachten te bundelen, beperkten de meeste projecten zich nog tot de eigen regio of vestiging. Dat is in de afgelopen jaren snel veranderd, volgens Van den Boom-van Rooijen. ‘Er zijn steeds meer regio- en vestigingoverstijgende projecten. Dat vereist dat je goed moet kunnen samenwerken, door bijvoorbeeld informatie uit te wisselen of te delen. Als er in Winterswijk een document op het netwerk wordt gezet voor een landelijk project, moeten projectteamleden in bijvoorbeeld Den Haag daar direct toegang toe hebben.’
Volgende stap: samenwerken
Vóór de komst van SharePoint moesten samenwerkende medewerkers elkaar voortdurend nieuwe versies van documenten mailen om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte bleven van de laatste stand van zaken. Dat is straks niet langer nodig, vertelt Vanmeulebrouk: ‘Nu de introductie van het GGN-intranet is afgerond, bereiden we de volgende stap voor: samenwerken via SharePoint. Projectleden kunnen een teamsite inrichten, waarin ze alle belangrijke documenten onderbrengen. Alle betrokkenen weten dat zij daar de meest recente versie kunnen vinden. En projectleden krijgen automatisch bericht als er een nieuwe versie beschikbaar is.’ Dat biedt behalve gebruiksgemak ook technische voordelen: er gaat minder servercapaciteit verloren aan de opslag van documenten en e-mailverkeer.
Promotiecampagne
Om zo veel mogelijk collega’s naar het nieuwe intranet te lokken, schakelde GGN een reclamebureau in dat een promotiecampagne bedacht. ‘We wilden bereiken dat iedereen verder kijkt dan de homepage’, vertelt Vanmeulebrouk. ‘Het kan niemand bij GGN ontgaan zijn dat er nu een corporate intranet is.’ GGN heeft Rubicon gevraagd om de bestaande regionale intranetten ook om te zetten naar SharePoint. Vanmeulebrouk: ‘Pas dan kun je spreken van één uniform communicatieplatform met een eenduidig gezicht. We zitten nog steeds in een gewenningsproces, maar dit platform wordt het belangrijkste medium voor de interne communicatie binnen GGN.’